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Management Assistant

Le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB) est le leader de la transition numérique à Bruxelles. Nous accompagnons nos clients – les institutions publiques bruxelloises – dans leur parcours digital.

Ainsi, pour offrir aux Bruxellois une Région durable, ouverte sur le monde et à l’économie dynamique, nous mutualisons des technologies de pointe en matière d’infrastructures, de plateformes et de services ICT.

Nos collaborateurs constituent notre première ressource pour relever ces défis.

Plus de 550 collègues enthousiastes vous attendent au CIRB, au cœur même de Bruxelles. 
La satisfaction de nos clients est au centre de nos préoccupations. Être orienté solutions est notre mantra. Qui va de pair avec le plaisir de travailler en équipe et notre attachement à équilibrer vie professionnelle et vie privée.

Envie de rejoindre une organisation où la connectivité se vit en mode numérique et social ? Envoyez-nous votre candidature dès maintenant !

Votre fonction :

Vous faites partie d’une équipe de management assistants et vous apportez du support à plusieurs services.

Votre rôle est diversifié et vos responsabilités se composent entre autres des tâches suivantes :

  • La gestion des différentes boîtes de réception > envoyer et répondre à des courriels;
  • L'appui administratif dans le suivi des différentes adresses électroniques du groupe;
  • Répondre aux appels téléphoniques, les vérifier, ... ;
  • Gestion des emails entrants (hiérarchisation), rédaction de lettres, réponse aux lettres;
  • Gestion des contrats : rédaction, gestion, renouvellement, archivage, etc.;
  • Gestion des agendas des managers (éventuellement différents), réservation des réunions;
  • Préparation des dossiers (collecte d'informations, ...) pour le(s) manager(s), classement et archivage;
  • Participation aux réunions de coordination et rédaction des procès-verbaux, diffusion des rapports;
  • Gestion et utilisation des tableaux de bord;
  • Gestion de l'ensemble du processus de facturation, de la demande d'achat au suivi des factures (paiement éventuel, rappels, etc.);
  • Gestion et suivi des (rétro)plannings, envoi d'avertissements à l'approche des échéances;
  • Gestion et mise à jour des données dans les différentes bases de données;
  • Diverses autres tâches d'appui administratif;
  • Gestion du budget et des fournisseurs;
  • Répondre aux éventuelles questions relatives à la restauration;
  • Gestion et l'envoi de différents types d’emailing;
  • Signataires à faire circuler, signer, rechercher etc.; 
  • Suppléant pour d'autres services en cas d'absence d'un collègue.

Votre formation et expérience :

  • Idéalement, vous possédez d’une expérience probante de support administratif de minimum 5 ans, de préférence envers plusieurs managers et/ou départements.
  • Très bonnes connaissances des outils bureautiques (MS Office) ainsi que des outils de collaboration (par exemple Teams)
  • Vous connaissez de préférence le secteur public et/ou vous avez des notions de marchés publics.

Vos compétences :

  • Rigoureux, précis et fiable.
  • Méthodique et organisé.
  • Vous faites preuve d’un bon esprit d’équipe et vous savez également travailler de manière autonome.
  • Vous avez une bonne connaissance du néerlandais. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Nous offrons :

Nous offrons un contrat à durée indéterminée muni d’un package salarial attrayant qui inclut de nombreux avantages extra-légaux :

  • l’assurance hospitalisation étendue à l’ambulatoire pour vous et votre famille,
  • une assurance-groupe (capital pension et maladie invalidité),
  • un package « formations » annuel,
  • un salaire variable,
  • les transports publics pris en charge à 100%,
  • votre abonnement GSM,
  • des frais d’utilisation pour Internet et votre GSM,
  • des chèques repas de 8 euros,
  • mais aussi : 37 jours de congé par an (sur base d’un temps plein).

 
Le processus de recrutement se déroule comme suit : un entretien avec le responsable du service, un entretien avec le service RH du CIRB et un assessment.
 
Intéressé(e) ? Envoyez-nous votre CV via le bouton « Postuler » !

Info & contact

Tél. 02 282 47 70
Email : jobs@cirb.brussels
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