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BO Secrétariat

BO Secrétariat (comme TXChange) est une plateforme qui s'inscrit dans les initiatives du CIRB liées à la mutualisation et au Green IT (dématérialisation des documents et des procédures).

BO Secrétariat
Installé dans neuf communes
1.600 utilisateurs
60.000 dossiers traités en 2012

Ce produit est emblématique de la dématérialisation d'un flux documentaire, en l'occurrence la gestion des documents lors de réunions d'un Collège ou d'un Conseil communal. Il gère l'ordre du jour (introduction, modification, approbation des points) et la publication des décisions.

Quatre communes ont rejoint la plateforme en 2012 (Anderlecht, Auderghem, Etterbeek et Ixelles) et s'ajoutent donc à Berchem-Sainte-Agathe, Saint-Gilles, Saint-Josse et Watermael-Boitsfort. Après une analyse approfondie des procédures de validation utilisées dans la commune, l'application est personnalisée pour les besoins spécifiques de l'administration. Après des tests d'acceptation, BO Secrétariat est concrètement déployée au sein de la commune. Durant les quatre premières semaines de la mise en route, un service manager du CIRB s'installe en permanence dans la commune pour répondre en direct à toutes les questions et dispenser les formations nécessaires aux utilisateurs.

Élections communales 2012

En 2012, les équipes du CIRB ont travaillé à la mise en conformité de la plateforme suite aux élections communales d'octobre. Elle devait non seulement être adaptée aux nouveaux élus (modification des accès par exemple), mais aussi à la production automatisée de documents (signatures d'élus, de chefs de service, etc.). Ce qui paraît anodin (un nouveau bourgmestre ou un changement d'échevin) entraîne en réalité des modifications importantes dans le flux de gestion des dossiers et des documents.Tout ce travail d'adaptation a été réalisé en moins d'une semaine.

Une nouvelle version de BO Secrétariat est en préparation pour 2013. Elle couvrira les besoins propres à la gestion des délibérations d'un CPAS. En plus des documents, elle permettra également l'envoi de méta-données. A terme, ces méta-données alimenteront la plateforme LOCALIA (back office) de l'Administration des Pouvoirs Locaux (APL).