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La réunion

A quoi cela peut bien servir ?
plage de la Réunion

plage de la Réunion

La Réunion est une île du sud-ouest de l'océan Indien. Heuuuu... non non non ! On verra cela une autre fois :)
La réunion est un rassemblement de personnes motivées par un sujet précis (par ex. le projet Intranet) et dont le but est de se mettre d’accord sur certains points, d’en faire avancer d’autres, de prendre des décisions.

Dans certains cas, il peut s’agir de réunions d’information, où une personne explique quelque chose pendant que les autres … écoutent attentivement !

On peut aussi pratiquer le brainstorming (dites bwèèènschto’minn’) où chacun balance tout ce qui lui passe par la tête sur un sujet tandis qu’une personne du groupe tente de prendre note entre deux fous rires.

Une réunion d’équipe peut aussi se mettre en place, très régulièrement de préférence, afin de passer en revue une série de points courts (suivant un ordre du jour) et d’y trouver des solutions/idées.

N’oublions pas la réunion ‘tasse de café dans mon bureau’ qui permet un échange rapide et désordonné d’informations entre deux cafés et une tranche de rigolade (soyons réalistes, m’enfin !)

Un dernier point : les réunions les plus courtes sont les moins longues ! … Long : c’est lassant, on perd vite le fil et notre concentration, les pv font des km ! A oublier ! Ou alors, c’est très structuré et ça reste plutôt dans l’idée d’une réunion d’information.

Enfin, sachez que la personne qui dirige la réunion l’anime aussi ! … Eh oui, il faut mettre du fun dans le Muppet Show :o)

Comment cela se passe ?

En général, très bien ! Il suffit d’être bien organisé ! Qu’est-ce que veut dire ‘être organisé’ dans le cadre d'une réunion ?
On ne peut pas faire plus simple, il faut :

  • un ordre du jour (ou OJ, les différents points à aborder)
  • le PV (le résumé de la réunion précédente)
  • une personne désignée pour la prise de note
  • du café, du thé (du temesta, c’est selon)
  • de la bonne humeur

Par contre, il est très important que l’OJ soit distribué bien avant la réunion (une semaine avant, c’est bien !), sinon il est impossible de préparer la réunion correctement. Pareil pour le PV, cela évitera de prendre 15min à le relire pendant la réunion.

Commencez par décontracter l’atmosphère! Tout le monde est ok avec le PV ? On y va les p'tis gars ? C’est parti !

Que fait-on?

Fondamentalement, après toute réunion on fait un PV qu’on envoie à tous dare-dare ! Dans le PV, on retrouve ce que chacun doit faire, ce qui a été décidé et l’état d’avancement des projets discutés.
Chacun a aussi ses notes, qui lui permettent d’avancer de suite à son retour au bureau.

Kit de survie (ou ‘que doit-on éviter ?’)

  • les réunions doivent être courtes
  • chacun doit savoir ce qu’il a à faire à la fin de la réunion
  • pas d’OJ -> pas de réunion !
  • préparez vos réunions, ne venez pas en touriste !
  • évitez les réunionnites :o)

 

Bon courage !

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