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Pourquoi tant de tasks ?

On ne parle plus de “Task Management” mais de …
liste de tâches

liste de tâches

 

Soyez honnête, qui ne s’envoie pas des mails à lui-même pour ne pas oublier de faire quelque chose ? Qui ne reçoit pas des mails pour demander de faire quelque chose ou même pour demander de demander à quelqu’un de faire quelque chose ? Vous suivez toujours ? Qui, au sortir d’une réunion, ne se lamente pas devant la nième consolidation des actions qu’il va devoir se farcir ?

Comme vous tous, je suis confronté à la gestion de mes tâches quotidiennes, ainsi qu’à celles que je délègue joyeusement aux uns et aux autres (et à mon âge, c’est de plus en plus compliqué, ajouterait ma fille). Je me suis donc posé la question de savoir s’il n’y avait pas mieux qu’un simple spreadsheet pour suivre tout ça (je suis allergique à la gestion de tâches dans Outlook ; je n’y peux rien, c’est comme ça !).

Résultat de mes investigations sur la grande toile : de nos jours, on ne parle plus de “Task Management” mais de … “Social Task Management” … Ben dis donc ! Bref, tu “tâches” social, ou tu ne “tâches” pas !

Alan Lepofsky précise la “chose” de la manière suivante:

Any social collaboration tool can be used for task or project coordination in the sense that a status post or blog entry can be one way of giving a progress report. However, social task management (STM) software groups social interactions around tasks, and tasks can be associated with deadlines, progress milestones, and other structured data for project tracking.

Par contre (et je ne sais pas si c’est rassurant ou inquiétant), au vu de la pléthore d’outils qui font, de près ou de loin, de la gestion de tâches (sociales ou non), on dirait que je ne suis pas le seul à vouloir visualiser mes tâches d’une manière qui me convient... Mais qu’est-ce que ces outils ont de plus que mon spreadsheet habituel ?

D’abord, on peut partager. C’est vrai que partager un spreadsheet entre plusieurs personnes et y travailler de concert, ce n’est pas forcément évident, même si on utilise les derniers développements en la matière (Google Apps et SharePoint, par exemple).
Ensuite, on n’est pas forcé d’envoyer des mails dans tous les sens pour dire qu’une nouvelle tâche vous attend bien au chaud, dans son petit espace bien à elle. Sinon on retombe dans le piège de la boîte mail fourre-tout, qui ne sert plus qu’à vous faire perdre du temps. D’accord, ça demande un peu de discipline d’aller consulter sa liste de tâches, mais bon... y’a pire. Avec ça, on peut faire de jolis tableaux de bord, regrouper les tâches logiquement en fonction d’une activité, d’un objectif ou encore d’un projet. En d’autres termes, y’a moyen de s’y retrouver normalement plus facilement (enfin, si on définit quand même quelques règles de bon usage). Et bien sûr (c’est la moindre des choses), on peut joindre des documents, faire de liens, des commentaires, enregistrer la durée passée, … tout ça en relation avec la tâche concernée. En plus, pour accéder à ses devoirs quotidiens (ses tâches, pour ceux qui n’auraient pas saisi l’allusion), les outils de STM sont en général pourvu d’une jolie (enfin, ça dépend des goûts) interface web complétée par des apps pour smartphone, tablettes et tutti quanti.

Alors, tout le monde il est beau, il est gentil ? Bien sûr que non ! D’abord, ces outils sont rarement intégrés avec les applications bureautiques que vous utilisez dans votre entreprise. Votre client mail contient déjà une gestion plus ou moins avancée des tâches. Si vous bénéficiez d’un outil de gestion de projets, comment faire en sorte que ces deux-là se comprennent sans se disputer (c’est pas du tout social, ça, par contre...) ? En plus, pour se connecter au STM, il vous faudra un user/password qui ne sera, la plupart du temps, pas intégré avec le système d’authentification de votre entreprise (et hop ! Un mot de passe de plus sur le post-it de mon écran !).
Blagues à part, les outils de Task Management proposent une approche simple (j’ai pas dit simpliste !) et pragmatique de la gestion des tâches, mais ils ne sont pas, à mon humble avis, suffisamment intégrés aux outils d’entreprises eux-mêmes. Cela convient donc à une petite entité qui n’utilise que cela, mais pas si vous disposez d’autres outils plus spécifiques à votre métier, que vous devez utiliser conjointement.

La plupart de ces outils se présentent aussi comme des outils de gestion de projets, mais limiter la gestion de projets à l'assignation des tâches me semble quand même un petit peu réducteur. Un autre problème fréquent sur ce genre d’outils, c’est que la pérennité de ces applications est loin d’être garantie. En effet, bon nombre ne survivent pas au-delà de quelques années, et les meilleures d’entre-elles sont acquises par les poids lourds du marché qui les intègrent dans leur portefeuille pour les faire de facto disparaître.
Et le social là-dedans ? A mon avis (et je vous le donne même si vous ne me le demandez pas), cela reste de la gestion de tâches, mais avec un look et une interface “sociale”, rien de plus. Autrement dit, pas de quoi poser sa candidature pour le prix Nobel ! ;-)
Mais bon... Comme vous l’aviez constaté, je ne suis pas un spécialiste du “social” ; si cela fait en sorte que les gens collaborent mieux, je n’ai rien contre mais la collaboration est, avant tout, affaire de communication et pas d’outils ...
Moi, ce que je veux, c’est un écran sympa avec ma TO DO list, quelle que soit la provenance des tâches : projets, liste personnelle, tâches administratives, … Une vue consolidée, quoi ! Je ne demande pas la lune, non ?

Alors, est-ce que parmi tout ce que j’ai pu dénicher entre les pattes de la grande araignée, ai-je trouvé l’insecte rare ?
Euh … en fait, pas vraiment. Je n’arrive pas à trouver une application qui soit à la fois simple et claire comme mon spreadsheet, et surtout aussi rapide. Je sais, je suis difficile. Et comme je ne suis pas doué en programmation, je ne suis pas prêt de la faire moi-même !
Mon spreadsheet a encore de beaux jours devant lui !

 

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